Contrato menor: qué es, límites y cómo se usa para contratar las actuaciones de las fiestas

El contrato menor es la forma más sencilla que tiene un ayuntamiento de contratar. Sirve para obras de menos de 40.000 euros y para servicios y suministros de menos de 15.000 euros, siempre sin IVA, durante un año como máximo y sin prórroga. No hace falta licitación: basta con justificar la necesidad, aprobar el gasto e incorporar la factura. Por eso es también la vía por la que se contrata buena parte de lo que pasa en las fiestas de un pueblo: la orquesta, la charanga, el espectáculo infantil o el sonido de la plaza.

Que sea sencillo no quiere decir que sea libre. Es la figura que más usan los concejales de fiestas y también la que más problemas les da, casi siempre por el mismo motivo: trocear lo que debería ir junto. Vamos por partes.

Qué dice la ley sobre el contrato menor

Lo regula la Ley 9/2017, de Contratos del Sector Público (LCSP), sobre todo en su artículo 118. Estas son las reglas básicas:

• Importe. El valor estimado debe ser inferior a 40.000 euros en obras e inferior a 15.000 euros en servicios y suministros, IVA excluido (art. 118.1).
• Duración. No puede superar un año ni prorrogarse (art. 29.8).
• Expediente. Hace falta un informe del órgano de contratación que justifique por qué se necesita el contrato y que no se ha alterado su objeto para esquivar los límites, además de la aprobación del gasto y la factura (art. 118).
• Publicidad. Los contratos menores se publican en el perfil del contratante al menos cada trimestre, salvo los de menos de 5.000 euros que se pagan por anticipo de caja fija (art. 63.4).

La ley no obliga a pedir tres presupuestos, aunque muchos ayuntamientos lo exigen en sus bases de ejecución o en sus instrucciones internas, y es una buena costumbre. Si en tu ayuntamiento existe esa instrucción, manda ella.

Las actuaciones artísticas son un caso especial

Para la ley, los contratos de creación e interpretación artística y los de espectáculos son contratos privados de la Administración (artículos 25 y 26 de la LCSP). Su preparación y adjudicación siguen las normas de contratación pública, pero sus efectos y su extinción se rigen por el derecho privado. En la práctica, si la actuación cuesta menos de 15.000 euros sin IVA y dura menos de un año, se tramita como contrato menor, igual que cualquier otro servicio.

Si cuesta más, no siempre hay que licitar. Cuando lo que se contrata es una actuación artística única, que solo puede hacer un artista determinado, la ley permite el procedimiento negociado sin publicidad (art. 168.a.2.º). Tiene sentido: no se puede «sacar a concurso» un concierto de un cantante concreto, porque solo hay uno. Lo que sí hay que justificar en el expediente es esa exclusividad. Normalmente se hace con un certificado de quien representa en exclusiva al artista.

El gran riesgo: fraccionar el contrato

La ley prohíbe dividir un contrato para que cada parte quede por debajo del límite y así evitar el procedimiento que corresponde (art. 99.2). En las fiestas es fácil caer en esto sin darse cuenta:

• Contratar el mismo equipo de sonido e iluminación día a día, con facturas separadas, para todas las noches de las fiestas.
• Encargar a la misma empresa el escenario de la feria, el del concierto y el de la verbena en contratos distintos que, juntos, superan los 15.000 euros.
• Repetir cada año el mismo servicio con el mismo proveedor, siempre por debajo del límite, cuando en realidad es una necesidad que se repite.

La pregunta que hay que hacerse es: ¿es la misma prestación o son prestaciones distintas? Una orquesta el sábado y un espectáculo infantil el domingo son objetos diferentes. El montaje técnico de todas las noches, en cambio, se parece mucho a un único servicio. En caso de duda, la intervención o la secretaría del ayuntamiento deben pronunciarse antes de firmar, no después.

Cómo se tramita, paso a paso

1. Define la necesidad. Qué actuación o servicio, en qué fecha, en qué lugar y qué incluye: montaje, sonido, desplazamiento, alojamiento.
2. Pide presupuesto por escrito, a ser posible a varias empresas, con todo desglosado y el IVA aparte. Si el artista va con caché cerrado y la producción técnica la pone el ayuntamiento, conviene dejarlo por escrito.
3. Informe de necesidad firmado por el órgano de contratación, normalmente la alcaldía o el concejal delegado, explicando por qué se contrata y que no se fracciona.
4. Retención de crédito y aprobación del gasto. Sin partida presupuestaria no hay contrato.
5. Adjudicación y comunicación al proveedor, con las condiciones: horario, duración de la actuación, rider técnico, camerinos y forma de pago.
6. Actuación, factura y conformidad. La factura electrónica suele llegar por FACe y el responsable del servicio da su conformidad.
7. Pago dentro del plazo legal. Para un artista o una empresa pequeña, cobrar tarde puede ser un problema serio.

Lo que el contrato menor no resuelve

El procedimiento es lo de menos. El problema real suele empezar antes: el artista que querías ya no tiene fecha porque se llamó en mayo, el presupuesto no incluía el escenario o nadie revisó el rider técnico hasta el día de la actuación. Contratar bien no es solo rellenar el expediente correctamente, sino saber qué pedir, cuándo pedirlo y qué comprobar antes de firmar.

Esa es la pregunta que abre La Biblia del Concejal de Fiestas: ¿cómo se programa con criterio cuando el calendario, el presupuesto y los proveedores aprietan a la vez? Después de más de 25 años a ambos lados del escenario, el libro dedica un bloque entero a la contratación: qué se compra realmente cuando se contrata una actuación, cómo se lee un rider técnico y cómo se evitan los errores que acaban en un reparo o en un mal concierto.

Este artículo es informativo y está basado en la Ley 9/2017, de Contratos del Sector Público. No sustituye el criterio de la secretaría o la intervención de cada ayuntamiento, ni las instrucciones internas que tenga aprobadas.